Från och med den 25 maj 2018 har dataskyddsförordningen, GDPR (General Data Protection Regulation), ersatt den tidigare gällande personuppgiftslagen PUL. GDPR inkluderar även bostadsrättsföreningar och dess medlemmar. Vi som styrelse vill därför informera medlemmar om vilka personuppgifter vi sparar, varför dessa sparas och hur länge.

​

Behandling av personuppgifter hos styrelsen för Brf Rödshöjden

Hos styrelsen för Brf Rödshöjden värnar vi om våra medlemmars personliga integritet. Därför vill vi informera dig om hur vi i fortsättningen kommer att hantera dina personuppgifter. Vi har riktlinjer som i enlighet med den europeiska dataskyddsförordningen GDPR fastställer hur personuppgifter ska hanteras och skyddas. De riktlinjer vi arbetar efter är att:

​

• uppgifterna ska behandlas på ett lagligt, korrekt och öppet sätt

• uppgifterna ska vara korrekta och uppdaterade

• uppgifterna ska enbart samlas in för relevanta och berättigade ändamål

• uppgifterna ska enbart förvaras så länge som är nödvändigt för ändamålet eller som krävs enligt lag, eller annat berättigat ändamål

• behandling av uppgifterna får enbart göras om behandlingen sker på ett säkert sätt

• personuppgiftsansvarig (Styrelsen för Brf Rödshöjden) skall ansvara för och kunna redogöra för att ovanstående punkter efterlevs

​

​

Vilka register har föreningen och vilka personuppgifter sparas där?

Följande register finns upprättade och underhålls av styrelsen i syfte att bedriva bostadsrättsföreningens styrelseverksamhet:

1. Medlemslista

2. Lägenhetsförteckning

3. Parkering- och garagelista med tillhörande kö-lista

4. Hyresförrådslista med kö-lista

5. Bokningsregister – gästlägenhet och samlingslokal

6. Förteckning över nyckelkvittering

7. Föreningens e-postlådor

​

Bostadsrättsföreningar har laglig grund att föra lägenhetsregister och medlemsförteckning (bostadsrättslagen 9 kap. 8 §, samt lagen om ekonomiska föreningar 3 kap. 6§-8§). Båda dessa register administreras på föreningens uppdrag av SBC, ett personuppgiftsbiträdesavtal reglerar uppdraget.

​

1. Medlemslista

Medlemslistan är offentligt vilket innebär att vem som helst har rätt att se vilka som är medlemmar i föreningen. Medlemsregistret innehåller uppgifter om föreningens medlemmar dvs namn, adress, lägenhetsnummer och ägarandel. Medlemsregistret innehåller bara aktuella personuppgifter.

​

2. Lägenhetsförteckningen

Lägenhetsförteckningen innehåller bostadsrättslägenhetens historia och är inte offentlig. Enligt bostadsrättslagen ska följande uppgifter finnas för varje lägenhet i en bostadsrättsförenings lägenhetsförteckning:

• Bostadsrättslägenhetens beteckning, belägenhet, antal rum samt övriga utrymmen. 

• Datum för registrering av den ekonomiska plan som ligger till grund för upplåtelsen och den ursprungliga insatsen.

• Bostadsrättshavarens namn.

• Vid överlåtelse (försäljning) av bostadsrätten ska en kopia av överlåtelseavtalet fogas till förteckningen.

• Uppgift om pantsättning av en bostadsrätt som meddelas föreningen ska antecknas i lägenhetsförteckningen.

• Uppgift som ändras i förteckningen, ska genast antecknas.

• Vid övergång av bostadsrätt till annan (till exempel vid gåva, arv) ska antecknas.

​​

Som bostadsrättshavare har du rätt att få utdrag ur lägenhetsförteckningen beträffande din bostadsrätt. En bostadsrättshavare kan även ge fullmakt till exempelvis till en mäklare. Du kan en gång per år kostnadsfritt få information om vilka personuppgifter om dig som behandlas av SBC, genom att skicka ett e-postmeddelande till dataskyddsombud@sbc.se. Om du anser att en uppgift om dig är felaktig eller missvisande, kan du vända dig till dataskyddsombudet och skriftligen begära ändring.

​

Utöver den lägenhetsförteckning som SBC sköter åt brf Rödshöjden har föreningen även en lägenhetsförteckning gällande andra uppgifter:

• Uppgifter om andrahandsupplåtelser.

• Väsentlig information som är knuten till lägenheten, dvs inte knuten till enskilda personer. Denna information sparas även efter att medlem flyttar eller begär utträde. Exempel på sådan information är underhålls- och reparationsarbeten såsom utförda låsbyten, och lägenhetsrenoveringar så som ombyggnation av vind, altan etc.

​

Ovan upprättade register lagras hos SBC kundportal Vår Brf samt i Excel-dokument på fysisk hårddisk och säkerhetskopia på Google Drive. Endast styrelsens medlemmar och bolagsansvariga på SBC har tillgång till informationen.

​

3. Parkering och garageregister

För administration av föreningens parkering- och garageplatser har föreningen ett register som är baserat på medlemsregistret. Följande uppgifter lagras och uppdateras för att möjliggöra administration och uthyrning av parkering- och garageplatser tillhörande föreningen. Uppgifterna sparas under tiden som respektive medlem hyr parkeringsplats eller står i kö för att hyra parkeringsplats och raderas senast tre månader efter hyrestidens slutdatum eller efter det datum medlemmen inte längre önskar stå i kö:

• Objektsnummer

• Nummer (parkeringsplats)

• Objekttyp (tex garage, uteplats, eller MC)

• Medlem/Hyresgäst (för och efternamn)

• Årshyra

• Månadshyra

• Inkl. moms (ja eller nej)

• Startdatum

• Stoppdatum

• Ev. Kommentarer

​

Kö-registret innehåller enbart följande personuppgifter: lägenhetsnummer, medlemsnamn, datum för uppställning i kösystemet, eventuell e-postadress och/eller telefonnummer.

​

Parkering- och garageregistret med tillhörande kö-register innehåller bara aktuella personuppgifter och det är endast styrelseledamöterna som administrerar registret och har ensam tillgång till uppgifterna. Ovan upprättade register lagras i Excel-dokument på fysisk hårddisk och säkerhetskopia på Google Drive, kopia på kontraktsavtalet sänds till SBC. Endast styrelsens medlemmar och fakturaansvariga på SBC har tillgång till informationen.

​

4. Hyresförrådslista med kö-lista

Föreningen har några extra förråd som medlemmarna kan hyra utöver de förråd som tillhör bostadsrätten. För administration av detta har föreningen ett register som är baserat på medlemsregistret. Det innehåller namn, lägenhetsnummer, förrådsnummer och eventuellt telefonnummer och/eller e-postadress.

​

I detsamma register är ett kö-register registrerat som innehåller följande personuppgifter: lägenhetsnummer, medlemsnamn, datum för uppställning i kösystemet, eventuell e-postadress och/eller telefonnummer.

​

Det är endast styrelseledamöterna som administrerar registret och har ensam tillgång till uppgifterna. Ovan upprättade register lagras i Excel-dokument på fysisk hårddisk och säkerhetskopia på Google Drive, kopia på kontraktsavtalet sänds till SBC. Endast styrelsens medlemmar och fakturaansvariga på SBC har tillgång till informationen.

 

5. Bokningsregister

Föreningen har även bokningsregister för gästlägenheten och gemensamhetslokalen. Dessa register innehåller uppgifter om lägenhetsnummer, medlemsnamn och telefonnummer. Uppgifterna sparas ett kalenderår och används för att ta fram statistik över uthyrningsfrekvensen. Lokalansvariga administrerar registret och har tillsammans med styrelsen ensam tillgång till uppgifterna.

​

6. Förteckning över nyckelkvittering

Vid uthämtning av nycklar registreras medlemmens namn, lägenhetsnummer samt vilket nummer uthämtad nyckel innehar. Registret innehåller inte alltid aktuella personuppgifter då person som hämtade ut nycklar kan ha sålt lägenheten utan att nyckelkvittensen uppdaterats. Detta arbetar styrelsen med i dagsläget. Det är endast styrelseledamöterna som administrerar registret över nyckelkvittenserna och har ensam tillgång till uppgifterna. Upprättat register lagras i fysisk form vid Brf Rödshöjdens arkiv.

​

7. Föreningens e-brevlådor

Adresserna till föreningens e-brevlådor är:

info@rodshojden.se

felanmalan@rodshojden.se

uthyrning@rodshojden.se

ordforare@rodshojden.se

viceordforare@rodshojden.se

brfrodshojden@gmail.com (aktuell då det fortfarande finns korrespondens som ej är arkiverad än)

 

I samtliga e-brevlådor sparas inkommande och utgående e-brev så länge innehållet är aktuellt för åtgärd. Brevlådorna administreras av styrelsen.

​

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

Samtycke vid mejlkontakt

Genom mailkontakt till styrelsen eller informationsansvarig i styrelsen, samtycker du till att personuppgiftsansvarig eller föreningens personuppgiftsbiträden tillåts behandla personuppgifter som följer av det ärende du kontaktat oss om. Medlemmars personuppgifter behandlas i enlighet med dataskyddsförordningen.

– – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – – –

​

Övrigt

Vår förvaltare SBC Sveriges Bostadsrättscentrum AB sköter den ekonomiska förvaltningen och håller därmed de personuppgifter som krävs för den verksamheten.

​

På föreningens webbplats samt i dokument så som årsredovisning publiceras namn på styrelsemedlemmar och i protokoll från årsstämmor finns styrelse, valberedning och justerare namngivna. På detta sätt ser vi till att inte ha mer information i registren än vad lagen kräver, eller som är nödvändigt för att föreningen ska kunna fullgöra sina skyldigheter.

​

​